Har du noengang tenkt på hva som skjer med din e-postkonto og filer som du har lagret på datamaskinen etter at du har sluttet i jobben? Sannsynligvis ikke, men det bør du så unngår du overraskelser senere.
Etter å ha mottatt et par e-poster fra lesere som lurer på om sjefen har lov til å opprettholde deres e-postadresse og lese det som sendes til den etter at de har sluttet eller fått sparken, samt om firmaet er pliktig til å slette filene de har liggende på datamaskinen og nettverket, har jeg valgt å sjekke med Datatilsynet og skrive en artikkel om problemstillingen.
Hovedregelen om sletting følger av personopplysningsloven § 28, hvor det fremgår at personopplysninger ikke skal lagres lenger enn det som er nødvendig ut fra formålet med behandlingen.
Det finnes en særlig regel om sletting i personopplysningsforskriften § 9-4 hvor det står at arbeidstakers e?postkasse skal avsluttes når arbeidsforholdet opphører. Innhold som ikke er nødvendig for den daglige driften av virksomheten skal slettes innen rimelig tid.
Etter bestemmelsen skal arbeidstakers e-postkasse avsluttes når arbeidsforholdet opphører. Kravet innebærer at arbeidstakers e-postkasse som hovedregel skal avsluttes samme dag som vedkommende slutter.
Det har i praksis oppstått situasjoner hvor Datatilsynet, etter en konkret vurdering, har åpnet for muligheten til å holde e-postkassen åpen i en kortere periode etter fratreden. Et eksempel er hvor arbeidstaker med en sentral stilling i virksomheten gikk på dagen. Det ble stilt krav om at virksomhetens kontakter og kunder samtidig ble informert om hvem som var ny kontaktperson, at det måtte legges inn en fraværsmelding som opplyste om at vedkommende hadde sluttet, i tilegg til en forutsetning om at det ikke skulle gjøres innsyn i innkommet e-post.
Kravet til å avslutte e-postkassen innebærer i praksis at e-postkassen skal opphøre å fungere, ved at det verken kan sendes eller mottas e-postmeldinger. Som regel følger det av standardinnstillinger at det vil komme en feilmelding fra systemet dersom man forsøker å sende en e-postmelding til en e-postkasse som er avsluttet. Dersom man har endret disse innstillingene, eksempelvis for å forhindre mottak av spam, vil derimot ikke avsender få noen form for tilbakemelding. Arbeidsgiver kan imidlertid dokumentere avslutningen ved å ta en utskrift fra systemet. Ved bruk av catch-all-funksjoner må arbeidsgiver sørge for å legge inn tidligere arbeidstakere i unntakslisten, slik at denne funksjonen ikke fanger opp e-post til tidligere arbeidstakers adresse.