Datatilsynet sier at hovedregelen er at sjefen ikke har rett til å gjøre innsyn i ansattes e-post eller de ansattes personlige område i virksomhetens datanettverk. Det finnes likevel situasjoner der sjefen har rett til å gjennomsøke, åpne eller lese e-post.
Dette gjelder for eksempel dersom det er nødvendig for å ivareta den daglige driften, eller ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på pliktene som følger av arbeidsforholdet.
Det følger av personopplysningsforskriften § 9-2 at arbeidsgiver bare har rett til å gjennomsøke, åpne eller lese e-post i arbeidstakers e-postkasse:
a) når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten,
b) ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.
I følgende situasjoner kan innsyn være aktuelt:
- Når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften, jf. a.
- Typisk ved arbeidstagerens fravær dersom det er god grunn til å tro at det er kommet virksomhetsrelaterte meldinger i e-postkassen som arbeidsgiver trenger av driftshensyn. Det oppstilles ikke særlige regler om fraværets varighet, men lengden vil være et moment i nødvendighetsvurderingen. Det presiseres at det må foretas en konkret vurdering av om det er nødvendig å gjøre innsyn for å ivareta den daglige driften.
- Når det er nødvendig for å ivareta andre berettigede interesser ved virksomheten, jf. a. Målestokken er hva man i alminnelighet anser som legitime hensyn ved en virksomhet. Det kan for eksempel tenkes at innsyn kan begrunnes med et legitimt behov for å ivareta virksomhetens rykte.
- Ved begrunnet mistanke om at bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, jf. b.
- Pliktbruddet må være grovt. Kravet vil normalt være oppfylt dersom e-postkassen benyttes til å gjennomføre straffbare forhold, for eksempel at den ansatte laster ned eller videresender barnepornografi eller til ulovlig fildeling.
- Ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed, jf. b.
- Situasjoner som er nevnt i merknadene er mistanke om at e-posten benyttes til trakassering av kolleger eller til utsending av spam eller e-post med skadelig innhold.
Når det gjelder terskelen for å begrunne innsyn i § 9-2 bokstav b finnes det noe veiledning i merknaden til bestemmelsen:
- At det skal foreligge begrunnet mistanke om forhold som kan medføre oppsigelse eller avskjed innebærer også at arbeidsgiver må ha mer enn en løselig antakelse. Arbeidsgiver må ha konkret informasjon som gir grunn til å tro at e-postkassen kan inneholde opplysninger om slike forhold forskriften nevner. Dette kan for eksempel være tips fra kolleger eller informasjon fremkommet gjennom den generelle administrasjonen av virksomhetens it-systemer jf forskriftens § 7-11.
- Det er ikke anledning til å avtale innsyn i andre situasjoner enn det som følger av denne bestemmelsen til arbeidstakerens ugunst. Hva som er til ugunst for arbeidstakeren må vurderes konkret, men regler som gir arbeidsgiver større adgang til innsyn vil som hovedregel være til ugunst for arbeidstakeren. Bestemmelsen er imidlertid ikke til hinder for at arbeidstakeren selv uoppfordret gir arbeidsgiver rett til innsyn, for eksempel ved uventet sykdom.
Arbeidstakeren skal så langt som mulig varsles, og få anledning til å uttale seg, før arbeidsgiver gjennomfører innsyn. Arbeidsgiveren må begrunne hvorfor vilkårene for innsyn er oppfylt, og orientere om arbeidstakers rettigheter, blant annet at arbeidstakeren som hovedregel skal gis anledning til å være til stede når innsynet gjennomføres.
Innsyn i e-post er regulert i personopplysningsforskriften kapittel 9.